Trata-se de um pacote de software funcional, desenvolvido especificamente para o ramo de aluguer automóvel.
É um programa de “linha da frente” não se tratando por isso de meramente um programa de gestão no qual introduzirá os dados para obter estatísticas e custos, mas sim de um programa que além disso lhe possibilitará enfrentar as necessidades imediatas no que diz respeito ao aluguer automóvel. Pois permite-lhe optimizar a sua frota automóvel informando a qualquer momento sobre a disponibilidade de veículos para uma determinada ocasião. Além da determinação automática de disponibilidades de veículos para um determinado período/agência ou classe é possível obter disponibilidades de outra agência ou classe, ou mesmo elaborar um contrato com uma viatura de classe superior se assim o desejar, o que é útil caso não haja viaturas disponíveis da classe pretendida.
Para tal pode gerir a sua frota atribuindo cada veículo a um grupo de agências ou se o desejar, manter separados grupos de veículos que só estarão disponíveis a determinadas agencia e não a outras. As funcionalidades práticas apresentadas pelo programa são típicas de um programa que foi desenvolvido seguindo uma metodologia de trabalho que é comum ao ramo, acompanhando todas as fazes do aluguer, desde a reserva à factura passando pelo contrato e tendo em conta os dados específicos requeridos para os mesmos contratos, tais como carta/passaporte/BI e respectivas datas de emissão/validade e entidades emissoras. Faz uso de uma gestão de clientes eficiente, permitindo a associação de entidades utilizadoras (que possuem carta de condução) e uma entidade pagadora, a quem serão debitados os valores dos contratos.
A elaboração dos contratos é de tal modo flexível que lhe permitira um ajuste final com o cliente, não ficando por isso limitado aos parâmetros informáticos introduzidos. Pois pode na altura da elaboração do contrato ajustar o valor final especificando um valor com IVA (o que levará o programa a fazer um calculo inverso para determinar o valor base) ou ainda ajustar as taxas de dia e/ou quilometro, permitindo-lhe acompanhar melhor os seus clientes.
Esta optimização de frota só é possível por se tratar de um programa acessível através da internet, disponibilizando dados actualizados de e a todas a agencias em tempo real.
Além da grande vantagem dos dados em tempo real, evitando os inúmeros telefonemas e perda de tempo que era comum quando se pretendia partilhar veículos entre agências que são fisicamente próximas, o uso da interface comum da internet (browser) permite uma associação de informação sem paralelo.
É possível a partir por exemplo do mapa de reservas (que o programa mantém sempre actualizado) clicar em uma reserva e visualizar o registo da mesma, a partir daí estará a um clique de distância para ver o contrato, veiculo ou cliente relacionado, partindo daí para a consulta de agenda ou contas correntes do veículo ou cliente, ou ainda visualizar a factura associada. Estas interacções estão disponíveis mesmo que não inicie no mapa de reservas pois a visualização de uma factura permite-lhe com apenas um click ir buscar o contrato, cliente ou veículo relacionado (ou vice-versa), tornando a navegação na informação rápida e intuitiva.
Este programa mantém separados níveis de utilização Administrador/Operador, reservando certas tarefas apenas ao administrador, tais como: criar agencias, alterar preçário, modos de aluguer, classes de veículos, tipos de documentos, grupos de documentos, etc.…
Além da gestão de agenda da sua frota esta aplicação é também um programa de facturação de serviços completo. Mantendo um registo de contas correntes de veículos, clientes e fornecedores, permitindo a inserção de artigos numa factura que foi gerada automaticamente por um contrato ou criar novos documentos dos mais variados tipos (parametrizável pelo administrador).
A utilização de grupos de documentos definidos pelo utilizador permite também manter no mesmo programa os dados relativos a outras áreas, tais como escola de condução ou qualquer outro que julgar necessário.
A aplicação Rent@Car foi desenvolvida especificamente para o ramo de aluguer de viaturas sem condutor. Além da gestão de agenda dos veiculos, determinando automaticamente as disponibilidades para um determinado periodo, é possivel ainda gerir a atribuição de veículos a agencias, podendo mesmo partilhar veiculos entre agencias confor-me lhe for mais conveniente, assim como manter contas correntes de veículos, fornecedores e clientes.
Como posto de trabalho deverá possuir um computador com ligação à internet (recomenda-se banda larga) e o internet explorer 5 ou superior.
Ao obter um alojamento é-lhe fornecida uma chave de administração, com a qual poderá criar outras chaves de acesso, assim como parametrizar a sua aplicação.
